Minggu, 26 Juni 2011

PENGELOLAAN ADMINISTRASI DAN TATA PERSURATAN

A. Pendahuluan

Persaingan pada era global, mendorong upaya-upaya untuk memperoleh keunggulan kompetitif, salah satunya dengan peningkatan kualitas sumber daya manusia. Sekolah Menengah Kejuruan sebagai salah satu lembaga pendidikan yang mendidik dan melatih sumber daya manusia dituntut untuk menghasilkan tamatan/lulusan yang memenuhi standar tertentu yang berlaku pada tingkat nasional dan ataupun internasional.

Upaya peningkatan mutu pendidikan menengah kejuruan tersebut akan berhasil dengan baik, apabila adanya dukungan administrasi sekolah yang baik.

B. Tujuan

Modul administrasi dan tata persuratan disusun untuk menjadi pedoman dalam pengelolaan administrasi khususnya administrasi sekolah yang baik dan benar.

C. Ruang Lingkup

Ruang lingkup pengelolaan administrasi sekolah meliputi :
1. Administasi persuratan dan kearsipan
2. Administrasi kepegawaian
3. Administrasi keuangan
4. Administrasi perpustakaan

Sesungguhnya masih ada bidang garapan administrasi sekolah lainnya seperti administrasi perlengkapan, kesiswaan dan lainnya, yang akan diuraikan secara terpisah pada paket lain.











Administrasi Persuratan
Dan Kearsipan



1. Umum

Persaingan pada era global, mendorong upaya-upaya untuk memperoleh keunggulan kompetitif, salah satunya dengan peningkatan kualitas sumber daya manusia. Sekolah Menengah Kejuruan sebagai salah satu lembaga pendidikan yang mendidik dan melatih sumber daya manusia dituntut untuk menghasilkan tamatan/lulusan yang memenuhi standar tertentu yang berlaku paa tingkat nasional dan ataupun internasional.

Upaya peningkatan mutu pendidikan menengah kejuruan tersebut akan berhasil dengan baik, apabila adanya dukungan administrasi sekolah yang baik. Kepala SMK sebagai administrator mempunyai peran yang besar dalam proses penyelenggaraan kegiatan usaha kerjasama atau sekelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu. Untuk mencapai tujuan tersebut diperlukan dukungan tata usaha sekolah yang baik. Tata usaha ialah segenap kegiatan pengelolaan surat, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim dan menyimpan semua keterangan yang diperlukan oleh sekolah (AW Widjaya, 1993:17)

Hubungan komunikasi surat menyurat tidak hanya terbatas di tingkat nasional, tetapi sangat dimungkinkan sekolah menjalin hubungan kerjasama dengan lembaga internasional, dengan demikian dituntut kemampuan untuk mengelola surat yang tidak hanya dalam bahasa Indonesia tetapi juga dalam bahasa Inggris.

2. Pengertian Surat

Surat adalah suatu sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi tertulis dari satu pihak kepada pihak lain (Kepmendikbud 095/U/1995). Sedangkan AW Widjaja (1993: 17) menyatakan bahwa surat adalah suatu sarana untuk menyampaikan informasi atau pernyataan tertulis kepada pihak lain atas nama pribadi ataupun karena kedinasan.

Sepucuk surat yang telah ditulis dengan cara benar akan memberikan harapan kepada penulisnya bahwa suratnya akan mendapat perhatian dari si alamat dan ada kemungkinan kehendaknya yang tertuang dalam surat itu akan terpenuhi.

Semua surat apapun motifnya adalah ibarat sebuah kunjungan pribadi yang menggantikan penulisnya, karena itu tidak diragukan lagi bahwa dengan memperhatikan cara menyusun bagian-bagian surat yang tepat dan benar serta cara menuangkan isi pikiran dengan baik dan menarik akan menjamin bahwa surat tersbut akan memberikan kesan/pengaruh kepada si alamat dan akan mendapat perhatian.
Menurut Hasan (1997:19) surat yang baik mengandung lima sifat pokok yaitu :
 Menarik dan rapi
 Jelas arti dan maksud, informasi yang disampaikan tidak bertele-tele
 Lengkap yang menggambarkan cukup sempurna tentang keinginan, pemikiran si penulis
 Ringkas
 Sopan dan tidak kasar

Sedangkan menurut Gartside beberapa aturan menulis surat yang baik adalah :
 Think first of the reader and address yourself to his interest.
 Adopt the tone suited to the occasion and purpose
 Write naturally by using plain and familiar words
 Write clearly and to the point
 Write courteously and make your letter sound friendly and sincere
 Write effectively by using simple language and consistent also precise
 Avoid monctony
 Pay special attention to the opening and closing paragraphs

Jenis-jenis Surat

Berdasarkan isi surat dikenal beberapa jenis-jenis surat yaitu :
 Nota dinas adalah surat yang dibuat oleh atasan kepada bawahan atau oleh bawahan kepada atasan atau setingkat yang berisikan catatan singkat tentang suatu pokok persoalan kedinasan.
 Memo alah catatan singkat yang diketik atau ditulis tangan oleh atasan kepada bawahan tentang pokok persoalan kedinasan.
 Surat pengantar adalah surat yang ditujukan kepada seseorang atau pejabat yang berisikan penjelasan singkat tentang surat, dokumen dan atau barang atau bahan lain yang dikirim.
 Surat kawat atau telegram adalah surat singkat dengan menggunakan kata-kata biasa dan atau kata sandi mengenai sesuatu hal yang perlu cepat diselesaikan dan disampaikan melalui telegraf.
 Surat keputusan adalah surat yang berisikan keputusan tentang sesuatu hal yang ditetapkan oleh pejabat yang berwenang untuk itu yang berisikan keputusan yang bersifat mengatur, menetapkan.
 Surat edaran merupakan surat yang berisikan penjelasan atau petunjuk tentang cara pelaksanaan suatu peraturan perundang-undangan dan atau perintah yang telah ada.
 Surat undangan merupakan surat pemberitahuan kepada seseorang untuk menghadiri suatu acara pada waktu dan tempat yang telah ditentukan.
 Surat tugas adalah surat yang berisikan penugasan dari pejabat yang berwenang kepada seseorang untuk melaksanakan suatu kegiatan
 Surat kuasa adalah surat yang berisikan kewenangan penerima kuasa untuk bertindak atau melakukan kegiatan atas nama pemberi kuasa.
 Surat pengumuman merupakan surat yang berisikan pemberitahuan mengenai suatu hal yang ditujukan kepada para pegawai atau masyarakat umum.
 Surat pernyataan adalah surat yang menyatakan kebenaran suatu hal disertai pertanggungjawaban atas pernyataan tersebut.
 Surat keterangan adalah surat yang berisikan keterangan mengenai sesuatu hal agar tidak menimbulkan keraguan.
 Berita acara adalah surat yang berisikan laporan tentang suatu kejadian atau peristiwa mengenai waktu kejadian, tempat kejadian, keterangan dan petunjuk lain sehubungan dengan kejadian atau peristiwa tersebut.
 Surat dinas merupakan surat yang berisikan hal penting berkenaan dengan administrasi pemerintahan dan pembangunan yang dibuat oleh lembaga pemerintahan.

Sifat dan derajat surat

Sifat surat terdiri atas surat sangat rahasia, surat rahasia, surat terbatas dan surat biasa.
 Surat sangat rahasia adalah surat yang informasinya membutuhkan tingkat pengamanan yang tertinggi. Tingkat pengamanan informasi surat erat kaitannya dengan keamanan dan keselamatan negara serta hanya boleh diketahui oleh pejabat yang berhak menerima.
 Surat rahasia adalah surat yang informasinya membutuhkan pengamanan tinggi.
 Surat terbatas adalah surat yang informasinya membutuhkan pengamanan.
 Surat biasa adalah surat yang tidak memerlukan pengamanan khusus.

Derajat surat terdiri atas kilat (amat sangat segera), segera dan biasa

Kode surat

Surat dinas yang ditujukan, baik untuk unit kerja maupun untuk unit kerja diluar organisasi pembinanya, harus menggunakan kode surat yang terdiri atas kode jabatan, kode unit, kode perihal dan apabila bersifat rahasia diberi kode RHS.

Kode jabatan merupakan tanda jabatan dari pejabat yang menandatangani surat. Kode unit merupakan tanda dari unit kerja yang membuat surat. Kode perihal merupakan tanda dari perihal atau subjek surat.

Bagian-bagian surat dinas

Surat dinas terdiri bagian-bagian berikut :
 Kepala surat yang berisikan lambang lembaga, nama unit organisasi pembinanya, nama unit organisasi dan alamat organisasi.
 Pembuka surat dinas yang berisikan nomor surat, lampiran surat, halaman surat, penanggalan surat dan alamat tujuan surat. Nomor surat dinas berisikan nomor urut surat, kode surat dan tahun pembuatan.
 Isi surat dinas yang terdiri atas pendahuluan, isi pokok dan kalimat penutup.
 Penutup surat dinas yang terdiri atas nama jabatan penanda tangan, nama pejabat penanda tangan, tanda tangan, NIP, cap dinas dan tembusan.

Prosedur pengurusan surat

 Dalam setiap organisasi harus adan komponen pengeloa surat yang terdiri atas penerima surat, pengirim surat, pencatat surat, pengarah surat, pengolah surat dan penata arsip.
 Penerima surat atau pengirim surat adalah petugas yang menerima surat masuk atau mengirimkan surat keluar.
 Pencatat surat adalah pimpinan satuan kerja yang menangani surat menyurat dan kearsipan atau petugas yang ditunjuk untuk mengarahkan surat sesuai dengan masalahnya.
 Pengolah surat adalah petugas yang mengolah atau menyelesaikan isi surat.
 Penata arsip adalah petugas yang melaksanakan penataan arsip.

Surat biasa dicatat dalam lembar pengantar surat biasa (rutin), surat rahasia dicatat dalam lembar pengantar surat rahasia dan surat penting dicatat dalam kartu kendali. Kartu kendali selain untuk mencatat surat juga penting sebagai alat pelacak, alat pengendali surat, alat pengganti ekspedisi arsip pengganti.

Dalam pengurusan surat dapat dipergunakan azas sentralisasi atau desentralisasi bergantung kepada kebijakan organisasi. Pada organisasi yang besar biasanya menggunakan azas desentalisasi dan sebaliknya.
 Azas sentralisasi dalam pengurusan surat adalah azas penerimaan dan atau pengiriman surat yang dipusatkan pada satu unit kerja yang menangani surat menyurat dan kearsipan, dan digunakan dalam unit organisasi yang satu atap.
 Asas desentralisasi dalam pengurusan surat atau asas penerimaan dan atau pengiriman surat yang tidak dipusatkan pada satu unit kerja yang menangani surat-menyurat dan kearsipan dan digunakan dalam suatu unit organisasi yang tidak satu atap.


Pengurusan Surat Masuk

 Surat masuk, baik yang datang melalui pos, ekspedisi swasta maupun yang diantar oleh kurir, diterima oleh petugas penerima surat pada induk tata usaha.
 Surat masuk terdiri atas tiga kelompok yaitu surat biasa, surat penting; dan surat rahasia.

Prosedur pengurusan surat biasa

Penerima surat tugas :
 Menerima surat masuk dan memeriksa kebenaran alamat
 Membubuhkan paraf atau tanda tangan pada buku ekspedisi pengantar surat
 Memilih surat antara surat dinas dan surat pribadi
 Memilih surat dinas antara yang bersifat rahasia dan yang tidak bersifat rahasia
 Membuka surat yang tidak bersifat rahasia
 Memilih antara surat biasa dan surat penting
 Meneliti kelengkapan lampiran jika ada, dan membubuhkan cap/stempel penerimaan, dan menuliskan tanggal dan nomor urut tiap bulan.

Pencatat surat bertugas :
 Menerima semua surat dari penerima surat
 Mencatat surat dalam lembar pengantar surat biasa (rutin) rangkap dua
 Menyampaikan surat beserta lembar pengantar rangkap dua kepada pengarah surat.

Pengarah surat bertugas :
 Menerima surat beserta lembar pengantar surat;
 Meneliti surat apakah sesuai dengan lembar pengantar;
 Menyampaikan surat beserta lembar pengantar rangkap dua kepada petugas tata usaha pengolah surat
 Menerima kembali satu lembar pengantar asli dari petugas tata usaha pengolah surat dan menyimpannya.

Petugas tata usaha pengolah surat bertugas :
 Menerima dan meneliti surat dan lembar pengantar rangkap dua yang diterima dari pengarah surat
 Memaraf lembar pengantar dan mengembalikan satu lembar pengantar asli kepada pengarah surat
 Menyimpan lembar pengantar kedua
 Menyampaikan surat disertai lembar disposisi rangkap dua kepada pimpinan pengolah surat.

Pimpinan pengolah surat bertugas :
 Menerima surat dan lembar disposisi dari petugas tata usaha pengolah surat.
 Memberikan disposisi kepada pelaksana pengolah surat.

Surat penting

Surat diidentifikasi sebagai surat penting apabila :
 Surat yang bersangkutan terlambat sampai di unit pengolah sehingga dapat berakibat terganggunya kelancaran pekerjaan.
 Surat tersebut hilang atau terlambat sampai di unit pengolah sehingga dapat menimbulkan kerugian yang berarti
 Surat tersebut memerlukan tindak lanjut.
 Surat tersebut mempengaruhi kelanjutan hidup organisasi yang bersangkutan; dan atau surat tersebut hilang sehingga sulit memperoleh informasi tentang surat itu di tempat lain.






Prosedur Penanganan Surat Penting :

Penerima surat melaksanakan tugas sebagaimana diatur diatas.
Pencatat surat bertugas menerima surat penting dari petugas penerima surat, mencatat surat penting pada kartu kendali, dan menyampaikan surat beserta kartu kendali rangkap tiga kepada pengarah surat.

Pengarah surat bertugas
 Menerima surat beserta kartu kendali rangkap tiga dari pencatat surat dan meneliti keheranan pengisian kartu kendali
 Menentukan kesatuan kerja dengan cara memilih surat yang harus diarahkan, dengan menuliskannya pada kolom pengolah yang tercantum data kartu kendali.
 Menyampaikan surat beserta kartu kendali pada petugas tata usaha pengolah surat.
 Menerima kembali kartu kendali dari petugas tata usaha pengolah surat.
 Menerima kembali kartu kendali dari petugas tata usaha pengolah lembar kesatu dan kedua
 Menyampaikan kartu kendali lembar kedua kepada piñata arsip
 Menyimpan kartu kendali lembar kesatu.

Penata arsip bertugas
 Menerima kartu kendali, lembar kedua dari pengarah surat dan menyimpannya di dalam file kartu kendali; dan
 Menerima kartu kendali lembar ketiga bersama surat aslinya dari unit pengolah untuk disimpan kalau sudah inaktif serta menyerahkan kartu kendali lembar kedua kepada petugas tata usaha pengolah surat.

Petugas tata usaha pengolah surat bertugas
 Menerima surat beserta kartu kendali rangkap tiga dari pengarah surat;
 Memaraf kartu kendali pada kolom paraf dan mengembalikan kartu kendali lembar kesatu dan kedua kepada pengarah surat;
 Menyimpan kartu kendali lembar ketiga;
 Menyampaikan surat kepada pimpinan pengolah surat dengan dilampiri lembar disposisi rangkap dua;
 Menerima kembali surat dari pimpinan pengolah surat dan meneruskannya kepada pelaksana pengolah surat sesuai dengan isi disposisi; dan
 Menyimpan lembar disposisi kedua.


Pimpinan pengolah surat bertugas
 Menerima surat dari petugas tata usaha pengolah surat;
 Memberi disposisi pada lembar disposisi surat rangkap dua dan
 Menyampaikan surat kepada petugas tata usaha pengolah surat untuk diteruskan ke pelaksana pengolah surat agar diproses sesuai dengan isi disposisi surat.



Pelaksana pengolah surat bertugas:
 Menerima surat yang sudah dilampiri lembar disposisi pimpinan pengolah surat
 Mempelajari dan memproses surat selanjutnya sesuai dengan disposisi pimpinan pengolah surat
 Menyampaikan hasil pengolahan surat kepada pimpinan pengolah surat melalui petugas tata usaha pengolah surat.

Surat Rahasia

Prosedur pengurusan surat rahasia dilaksanakan sebagai berikut :

Penerima surat melaksanakan tugas sebagaimana diatur diatas pada penerimaan surat biasa.

Pencatat surat bertugas
 Mencatat nomor dan tanggal surat rahasia pada lembar pengantar surat rahasia rangkap dua
 Menyampaikan surat dalam keadaan tertutup beserta lembar pengantar surat kepada pengarah surat.

Pengarah surat bertugas :
 Menerima surat dalam keadaan tertutup bersama lembar pengantarnya
 Menyampaikan surat dalam keadaan tertutup bersama lembar pengantar kepada petugas tata usaha pengolah surat

Petugas tata usaha pengolah surat bertugas :
 Menerima surat dalam keadaan tertutup bersama lembar pengantar rangkap dua dari pengarah surat.
 Memaraf lembar pengantar surat rahasia dan menyampaikan kembali satu lembar pengantar tersebut kepada pengarah surat.
 Menyimpan satu lembar pengantar surat rahasia.
 Menyampaikan surat dalam keadaan tertutup disertai lembar disposisi rangkap dua kepada pimpinan pengolah surat.
 Menerima kembali surat yang dianggap tidak rahasia lagi dengan disposisi pimpinan pengolah untuk diteruskan kepada pelaksana pengolah surat sesuai dengan isi disposisi.

Pimpinan pengolah surat bertugas :
 Menerima surat dalam keadaan tertutup dari petugas tata usaha pengolah surat.
 Membuka surat tersebut dan membaca isinya
 Menyimpan surat yang bersifat rahasia
 Memberikan disposisi kepada pelaksana pengolah surat untuk surat yang dianggap tidak rahasia lagi
 Menyampaikan surat dan disposisi kepada petugas tata usaha pengolah surat untuk diteruskan kepada pelaksana pengolah surat yang bersangkutan. Petugas tata usaha pengolah surat memproses surat tersebut sebagai surat penting dengan menggunakan kartu kendali,
Pelaksana pengolah surat bertugas :
 Menerima dan mempelajari surat dan disposisi dari pengolah/pimpinan satuan organisasi.
 Melaksanakan pengolahan sesuai dengan disposisi
 Menyampaikan hasil pengolahan kepada pengolah/pimpinan

Pengurusan Surat Keluar

 Pengurusan surat keluar meliputi pencatatan pada lembar pengantar rutin untuk surat rutin, kartu kendali untuk surat penting, dan lembar pengantar rahasia untuk surat rahasia.
 Surat keluar dibagi atas tiga golongan, yaitu surat biasa, surat penting, dan surat rahasia.
 Pengurusan surat keluar dimulai sejak pembuatan konsep surat sampai dengan pengirimannya.
 Surat dinas keluar dibuat dengan menggunakan lembar konsep surat.
 Surat rahasia ditangani dari awal sampai dengan pengiriman atas tanggung jawab sepenuhnya pimpinan pengolah surat.
 Pada dasarnya pengiriman surat keluar harus melalui satu pintu.

Pengurusan Surat Keluar Surat Biasa

Prosedur pengurusan surat biasa dilaksanakan sebagai berikut :

Pengolah surat bertugas :
 Menyusun konsep surat
 Menyerahkan konsep kepada pimpinan pengolah surat untuk mendapatkan persetujuan
 Menyerahkan konsep yang telah disetujui kepada petugas tata usaha pengolah surat

Petugas tata usaha pengolah surat bertugas :
 Mengetik surat sesuai dengan konsep tanpa nomor dan tanggal
 Meminta tanda tangan pimpinan pengolah surat
 Mencatat surat pada lembar pengantar surat ritun rangkap dua
 Menyampaikan surat asli dan tembusannya, konsep surat, serta lembar pengantar kepada pencatat surat
 Menerima arsip surat, konsep surat, dan satu lembar pengantar pertama dari pencatat surat sebagai bukti bahwa surat asli dan tembusan sudah dikirim.

Pencatat surat bertugas :
 Menerima dan meneliti surat beserta kelengkapannya sesuai lembar pengantar surat rutin
 Memaraf lembar pengantar surat rutin
 Memberikan nomor surat, cap dinas atau cap jabatan, dan tanggal surat pada surat asli, tembusan, dan arsip surat
 Mengembalikan arsip, konsep surat, dan satu lembar pengantar pertama kepada petugas tata usaha pengolah surat
 Menyimpan lembar pengantar kedua
 Menyampaikan surat asli dan tembusannya kepada pengirim surat.

Pengirim surat bertugas :
 Menerima surat dan tembusannya dari pencatat surat
 Mengirim surat berikut tembusannya pada alamat yang dituju

Prosedur pengurusan surat penting sebagai berikut :

Pengolah surat bertugas :
 Menyiapkan surat sesuai dengan isi disposisi
 Meminta persetujuan pada pimpinan pengolah surat
 Menyerahkan konsep pada petugas tata usaha pengolah surat untuk diketik

Petugas tata usaha pengolah surat bertugas :
 Menerima konsep dari pelaksana pengolah surat untuk diketik tanpa memberikan nomor dan tanggal surat
 Meminta tanda tangan kepada pimpinan pengolah surat
 Mencatat surat pada kartu kendali rangkap tiga
 Menyampaikan surat asli, tembusan, arsip, konsep surat, dan kartu kendali kepada pencatat surat
 Menerima arsip surat, konsep surat, dan kartu kendali lembar ketiga dari pencatat surat setelah surat itu dikirimkan
 Menyimpan kartu kendali lembar ketiga, arsip, dan konsep surat.

Petugas pencatat surat bertugas :
 Memberi nomor dan tanggal surat pada surat asli, tembusan, arsip, dan konsep surat
 Membubuhkan cap dinas atau cap jabatan pada surat asli, tembusan, dan arsip
 Menyampaikan surat asli, tembusan, arsip, konsep surat asli, dan kartu kendali rangkap tiga kepada pengarah surat.

Pengarah surat bertugas :
 Menerima surat asli, tembusan, arsip, konsep surat dan kartu kendali rangkap tiga dari pencatat surat
 Meneliti kebenaran pengisian kartu kendali
 Memaraf kartu kendali
 Menyerahkan kartu kendali lembar ketiga, arsip, dan konsep surat kepada petugas tata usaha pengolah surat sebagai bukti bahwa surat tersebut sudah dikirimkan
 Menyerahkan kartu kendali lembar kedua piñata arsip
 Meneruskan surat asli dan tembusan kepada pengirim surat untuk diteruskan sesuai dengan alamat yang dituju
 Menyimpan kartu kendali kesatu.


Pengirim surat bertugas :
 Menerima surat asli dan tembusannya
 Mengirim surat sesuai dengan alamat surat
 Memaraf dan membubuhkan tanggal pengiriman pada lembar konsep surat.

Surat Rahasia

Surat rahasia diberi sampul rangkap dua. Sampul pertama berada di bagian dalam dan dibubuhi tanda rahasia, sampul kedua tidak dibubuhi tanda kerahasiaan.

Prosedur pengurusan surat rahasia dilaksanakan sebagai berikut :

Pimpinan pengolah surat bertugas :
 Menyiapkan surat rahasia
 Memusnahkan menghapus file/karbon yang berisikan surat rahasia
 Memintakan nomor surat rahasia dari satuan kerja yang menangani surat-menyurat dan kearsipan
 Menyampaikan surat rahasia yang sudah disampul atau tertutup kepada petugas tata usaha pengolah surat
 Menyimpan atau menyerahkan surat rahasia kepada petugas yang ditunjuk.

Petugas tata usaha pengolah surat bertugas :
 Menerima surat dari pimpinan atau pengolah surat
 Mencatat surat pada lembar pengantar surat rahasia rangkap dua
 Menyerahkan surat dan lembar pengantar surat kepada pencatat surat
 Menerima satu lembar pengantar kedua dari pencatat surat dan menyimpannya.

Pencatat surat bertugas :
 Menerima surat dan lembar pengantar rangkap dua dari petugas tata usaha pengolah surat
 Memaraf lembar pengantar dan mengembalikan satu lembar pengantar surat kepada petugas tata usaha pengolah surat
 Menyimpan lembar pengantar pertama
 Menyerahkan kepada pengirim surat.

Pengirim surat bertugas :
 Menerima surat dari pencatat surat
 Mengirim surat sesuai dengan alamat. Apabila alamat satuan kerja tidak berada dalam satu atap, dapat dilakukan sistem desentralisasi.

Sarana Persuratan

Sarana persuratan terdiri atas lembar disposisi, lembar konsep surat, kartu kendali, lembar pengantar, sampul, tempat surat, dan alat pengiriman surat. Lembar disposisi adalah sarana atau alat pemantau yang memuat disposisi untuk mengatur proses pengolahan surat dan alur surat. Lembar disposisi terdiri atas kolom rahasia, penting dan rutin.
Administrasi Kepegawaian




1. Pendahuluan

Salah satu aktivitas manusia yang penting adalah berorganisasi guna mencapai tujuan manusia yang tidak bisa dipenuhi secara individual. Kekuatan sumber daya manusia yang dikelola secara tepat dengan menghargai bakat mereka, mengembangkan kemampuan mereka dan menggunakannya secara tepat, akan menjadikan organisasi dinamis dan berkembang dengan pesat.

Organisasi di era global setiap organisasi selalu berinteraksi dengan lingkungannya, sehingga perubahan yang terjadi pada lingkungan, akan mempengaruhi kinerja organisasi. Manajemen organisasi dituntut senantiasa melakukan penyesuaian dalam berbagai aspek pengelolaan sumber daya manusia, agar senantiasa tetap menunjukkan kinerja yang tinggi. Dalam organisasi yang berukuran normal, dapat dengan mudah ditemukan fungsi-fungsi manajemen sumber daya manusia, namun dalam organisasi yang berukuran kecil kemungkinan tidak ditemukan fungsi manajemen sumber daya manusia yang terspesialisasi, karena fungsi-fungsi pengelolaan sumber daya manusia dapat dilakukan oleh semua manajer.

Sumber daya manusia alam sekolah yang disebut juga tenaga kependidikan, berdasarkan status kepegawaiannya dapat berupa pegawai negeri, pegawai kontrak, pegawai honor sekolah bulan dan pegawai harian. Untuk dapat mengelola secara baik maka setiap manajer sekolah perlu memahami dengan baik peraturan dan perundangan yang berkaitan dengan pengelolaan pegawai negeri sipil dan peraturan ketenagakerjaan untuk tenaga kependidikan non pegawai negeri sipil.

1. Ruang lingkup Administrasi Kepegawaian

Beberapa fungsi dan aktivitas administrasi kepegawaian atau yang disebut juga manajemen sumber daya manusia meliputi perncanaan, seleksi, pengembangan, penilaian kinerja, kompensasi, pemutusan hubungan kerja. Tujuan dari aktivitas manajemen sumber daya manusia tersebut adalah untuk mendapatkan sumber daya manusia yang tepat dan mengembangkan segala potensinya agar dapat memberikan kinerja yang maksimal bagi kinerja organisasi dan dapat terpenuhinya keseimbangan hak dan kewajiban pegawai alam suatu organisasi.

a. Perencanaan Pegawai

Pegawai adalah sumber daya yang dimiliki oleh sekolah dan harus diperkerjakan secara efisien, manusiawi dan efektif. Untuk itu sekolahharus membuat rencana sebaik-baiknya tentang pegawai yang dibuthkan. Dengan perencanaan kepegawaian yang baik akan diperoleh pegawai yang tepat pada waktu yang tepat dalam rangka pencapaian tujuan sekolah.

Secara umum proses perencanaan pegawai terbagi dalam dua tahap yaitu prakiraan kebutuhan (need forcasting) dan perencanaan program. Prakiraan kebutuhan merupakan proses penentuan jumlah pegawai yang dibutuhkan oleh sekolah dimasa yang akan datang. Prakiraan kebutuhan diturunkan dari sejumlah informasi seperti hasil tinjauan kondisi eksternal, kemampuan pegawai yang dimiliki sekolah saat ini, potensi pegawai, rancangan pekerjaan, anggaran, mutasi, promosi, serta pegurangan pegawai.

Beberapa teknik yang dapat dipergunakan dalam perancangan pegawai seperti teknik Delphi, Ekstrapolasi, Indeksasi, Analisis Statistik, Analisis Anggaran dan Perencanaan, Analisis Usaha Baru, model komputer dan pendekatan normatif.

Dalam analisis kebutuhan pegawai, selain analisis jabatan juga diperlukan analisis beban kerja dan kebutuhan tenaga kerja (pegawai). Analisis jabatan menidentifikasi informasi tentang jabatan itu sendiri, syarat-syarat yang diperlukan untuk memegang jabatan tersebut dengan baik. Syarat tersebut antara lain syarat pendidikan, syarat kesehatan, syarat fisik dan syarat lainnya.

Analisis beban kerja adalah menganalisis berapa beban kerja riil yang ditanggung oleh suatu organisasi. Beban kerja adalah kapasitas produksi dikalikan waktu. Pada kegiatan pembelajaran penghitungan beban kerja relatif lebih mudah yaitu dengan mengkalikan jumlah kelas dengan jumlah jam tatap muka perminggu.

Sebagai misal sebuah sekolah dengan jumlah kelas pararel sebanyak 12 kelas dengan jumlah jam tatap muka perkelas perminggu adalah 52 jam. Maka sekolah tersebut memiliki beban tatap muka sebanyak 52 jam x 12 = 624 jam. Apabila seorang pegawai (guru) rata-rata mengajar 18 jam perminggu maka dibutuhkan pegawai sebanyak 624/18 = 34,67 dibulatkan menjadi 35 orang guru.

Prakiraan beban kerja dan kebutuhan tenaga kerja khususnya bagi guru cukup mudah dilakukan oleh sekolah, namun demikian pengukuran beban kerja dan kebutuhan tenaga kerja laboran, teknisi, tenaga administrasi relatif lebih sulit. Berdasarkan hasil perencanaan pegawai dapat diambil kebijakan penambaham atau pengurangan pegawai.

b. Seleksi dan Orientasi

Bila proses perencanaan pegawai sudah selesai, maka langkah berikutnya adalah mengadakan (merekrut) pegawai yang diperlukan. Pengadaan ini bisa dilakukan dengan merekrut orang dalam sendiri (yakni staf yang sudah bekerja di lembaga kita), atau orang-orang dari luar. Cara perekrutan pun bermacam-macam, misalnya mengontak langsung orang yang dikehendaki, memasang iklan media massa, mencari calon pegawai di kampus-kampus, dan sebagainya.
Dalam banyak kasus, orang yang melamar lebih banyak jumlahnya dari yang kita butuhkan. Karena itu, diperlukan suatu proses seleksi untuk menentukan calon pegawai yang paling baik dan paling cocok dengan kebutuhan kita. Cara seleksi pun bermacam-macam, misalnya mengaakan tes wawancara. Mengkaji catatan (rekord) prestasi si calo, dan sebagainya. Agar seleksi dapat menghasilkan tenaga yang sesuai dengan kebutuhan maka seleksi harus didasarkan atas rencana kebutuhan pegawai, yang beberapa aspek seperti jenis jabatan yang akan diisi, persyaratan jabatan baik kemampuan atau pengalaman.

Setelah proses seleksi selesai, dan pegawai baru telah dtentukan, biasanya mereka tidak langsung dipekerjakan. Dalam banyak kasus, pegawai baru tersebut perlu diberi orientasi kerja agar lebih siap bekerja. Orientasi ini bisa berlangsung singkat (beberapa hari), bisa juga berlangsung cukup lama (beberapa bulan). Isi orientasi pun mungkin beragam, termasuk hal-hal umum seperti pengetahuan tentang organisasi atau pengetahuan yang akan diberikan kepada pegawai baru tersebut.

Berdasarkan peraturan yang berlaku sekolah tidak memiliki kewenangan untuk mengadakan seleksi pegawai baru dan mengisi formasi jabatan negeri, kewenangan sekolah terbatas pada mengusulkan kebutuhan pegawai pada induk organisasinya dalam hal ini Dinas Pendidikan Kabupaten. Sedangkan untuk pegawai honor sekolah dan jabatan internal sekolah merupakan kewenangan sekolah untuk melakukan seleksi.

c. Pengembangan Pegawai
Semua orang mempunyai potensi untuk berkembang, baik dari segi intelektualnya maupun sikap, karakter dan emosinya. Untuk itu, organisasi mempunyai kewajiban untuk mengembangkan potensi pegawainya sampai pada taraf yang optimal. Pengembangan pegawai ini bukan sekedar kegiatan sampingan, tetapi merupakan kegiatan amat penting, yang akan mempengaruhi kinerja organisasi secara langsung.

Meskipun proses pengembangan pegawai ini mencakup area pekerjaan yang cukup luas, namun paa hakikatnya hanya ada tiga kegiatan utama yang terlihat di dalamnya, yaitu perencanaan pengembangan pegawai, implementasi pengembangan, dan evaluasi hasil pengembangan.

Pengembangan pegawai meliputi kegiatan-kegiatan yang berkaitan dengan peningkatan kualitas kinerja pegawai dengan cara memeperbaiki kualitas pegawai tersebut melalui kegiatan pendidikan dan latihan maupun melalui kegiatan non pendidikan pelatihan. Kualitas kerja pegawai dipengaruhi oleh karakter individu pegawai, karakter pekerjaan dan sistem manajemen sekolah serta lingkungan masyarakat dimana sekolah tersebut berada.

Strategi pengembangan pegawai meliputi langkah-langkah sebagai berikut : analisis kinerja, analisis kebutuhan pengembangan, analisis sumber daya, perencanaan, implementasi dan evaluasi pengembangan pegawai.

Analisis kinerja akan menghasilkan gap/kesenjangan antara standar kinerja dan kinerja riil pegawai. Dari gap ini dapat diidentifikasi masalah yang ada. Tidak semua kesenjangan kinerja merupakan masalah. Masalah akan timbul apabila kinerja pegawai lebih rendah dari standar. Apabila masalah teridentifikasi dengan baik maka akan lebih mudah mengidentifikasi penyebab masalah dengan melakukan beberapa pertayaan seperti mengapa masalah ini timbul, faktor apa saja yang menyebabkan timbulnya masalah. Solusi terhadp masalah kesenjangan kinerja dapat berupa diklat maupun non diklat. Kebutuhan pengembangan pegawai adalah perbedaan antara standar kinerja dan kinerja pegawai.

Contoh : Analisis Kebutuhan dan Pengembangan Pegawai

Standar kinerja Kinerja Kebutuhan pengembangan pegawai
Semua guru mampu berbahsa Inggris secara aktif (minimal nilai TOEIC 600  hanya 30% yang mampu berbahasa Inggris secara aktif dan memiliki sertifikat TOEIC >600
 20% pegawai mampu berbahasa Inggris secara pasif  minimal 50% guru dilatih bahasa Inggris sampai memperoleh sertifikat TOEIC >600
 membentuk

Upaya pengembangan pegawai melalui jalur diklat dapat dilakukan pada lembaga diklat sesuai dengan kebutuhan sekolah. Sedangkan upaya pengembangan melalui jalur non diklat bergantung pada sumber permasalahannya. Sebagai masalah sistem manajemen sekolah maka dapat ditempuh langkah seperti memperbaiki sistem manajemen sekolah, melakukan rotasi, dsb.

Pengembangan pegawai dengan jalur diklat biasanya dilakukan pertama dengan menganalisis kebutuhan pelatihan dari sudut pandang organisasi atau sekolah, pekerjaan dan individu pegawai. Kedua dari hasil analisis kebutuhan pelatihan dilakukan pelatihan. Pelatihan tersebut dapat dilakukan sendiri oleh sekolah, ataupun apabila sekolah tidak memiliki kompetensi tersebut dapat menggunakan lembaga penyedia jasa pelatihan untuk melakukan pelatihan. Ketiga adalah evaluasi yaitu untuk mengetahui sejauh mana pelatihan yang dilakukan mencapai tujuan pelatihan terutama pada peningkatan kompetensi pegawai yang akhirnya pada peningkatan kinerja pegawai dan kinerja sekolah.

Untuk melakukan pengembangan pegawai diperlukan sumber daya, sekolah dituntut dapat mencari dan megoptimalkan sumber daya yang ada pada sekolah, induk organisasi (pemerintahan kabupaten) dan masyarakat.



d Pengembangan Karier

Setiap orang pasti mendambakan perbaikan-perbaikan dalam hidupnya. Pegawai pun tidak terkecuali. Mereka mengiginkan agar gaji dan pendapatan mereka meningkat, dan karier pekerjaan mereka terjamin akan membaik dari waktu ke waktu. Dalam hal ini, adalah menjadi tugas dan kewajiban organisasi untuk menetukan suatu pola perencanaan dan pengembangan karier untuk semua pegawai yang ada. Tidak selayaknya organisasi membiarkan atau sengaja melupakan pegawainya (meskipun hanya satu orang pun) dan tidak mempunyai prospek yang jelas dalam hal kemajuan karier mereka.

Perencanaan dan pengembangan karier pegawai adalah pekerjaan yang rumit dan sensitif. Disebut rumit sebab dalam proses ini harus dipertimbangkan semua hal yang saling terkait. Misalnya saja, tahun ini sekolah merencanakan akan mempromosikan sejumlah pegawai ke jenjang yang lebih tinggi. Beberapa hal penting yang harus dipertimbangkan, antara lain :
• Apa dampak promosi tersebut terhadap kemajuan sekolah ?
• Siapa yang akan menggantikan posisi para pejabat yang akan dipromosikan tersebut ?
• Apa yang harus dilakukan sekolah terhadap pejabat lama yang posisinya diisi oleh pejabat baru ?

Untuk dapat melakukan pengembangan karier, sekolah diperlukan memiliki jalur karier. Pada organisasi yang mapan relatif memiliki jalur karier sehingga setiap pegawai mengetahui titik-titik karier yang akan dilalui dan persyaratan yang harus dipenuhi untuk mencapai tujuan karier tertentu. Di lingkungan pegawai negeri sipil dikenal dua jalur karier yaitu jalur structural dan jalur fungsional. Seorang guru dapat menempuh jalur karier di jalur fungsional sesuai dengan nilai kredit yang telah dikumpulkannya.

e. Penilaian Kinerja
penilaian kinerja merupakan suatu cara melakukan evaluasi terhadap kinerja pegawai dengan serangkaian tolok ukur tertentu dan berkaitan dengan tugas seseorang serta dilakukan secara berkala.

Penilaian kinerja pegawai ditunjukkan dengan penggunaan daftara penilaian Pelaksanaan Pekerjaan (DP3) di seluruh instansi pemerintah. Namun penilaian kinerja ini belum memebrikan manfaat yang optimal bagi pengelolaan kepagawaian, karena anggapan bahwa penilaian kinerja belum dijadikan bahan pertimbangan proses administrasi kepegawaian seperti perencanaan karier, diklat, kompensasi, pemutusan hubungan kerja dan sebagainya. Disamping itu kelemahana penilaian kinerja adalah besarnya porsi point yang bersifat subjektif, dilakukan setahun sekali yang dapat mengakibatkan bias serta banyak organisasi yang belum memiliki uraian kerja yang mantap.

Kesalah yang timbul dalam penilaian kinerja adalah pemilihan metode yang terbaik, instrument yang kurang valid, reliable dan tidak sensitif serta kesalahan penilaian seperti hallo effect, kecenderungan rata-rata, kemurahan hati, dsb.

Penilaian kinerja pegawai dilakukan oleh kepala sekolah untuk pegawai fungsional dan kepala sub bagian tata usaha untuk pegawai struktural.

f. Kompensasi

Pegawai adalah orang yang bekerja untuk kemajuan suatu organisasi. Mereka telah bekerja dengan mengeluarkan tenaga, pikiran dan keterampilan yang mereka miliki. Untuk itu wajar jika mereka berhak untuk mendapatkan kompensasi (imbalan) atas semua yang mereka berikan kepada organisasi.

Bagi hampir semua pegawai, kompensasi adalah satu hal yang paling penting (di samping pengembangan karier dan keputusan kerja) dalam kehidupan mereka, baik sebagai pegawai maupun sebagai insane manusia. Sebagian besar masalah ketenagakerjaan (pemogokan dan persengketaan antara majikan dan buruh) seringkali dipicu oleh masalah kompensasi ini. Karena itu tidak ada satu lembaga pun yang berani menganggap ringan masalah kompensasi ini.

Kompensasi adalah semua pendapatan pegawai yang berbentuk uang atau barang langsung/tidak langsung yang diterima pegawai sebagai imbalan atau jasa yang diberikan kepada organisasi.

Beberapa jenis kompensasi yang diterima kepada pegawai antara lain gaji, tunjangan jabatan, tunjangan rumah, tunjangan kesehatan, pesanggon, pensiun, sarana olahraga, asuransi, cuti, pendidikan, dan program sosial lainnya. Pemilihan dan pemberian jenis kompensasi yang tepat berdampak pada peningkatan kinerja pegawai. Namun masing-masing pegawai memiliki respon yang berbeda terhadap jenis kompensasi. Sebagai misal pegawai yang membutuhkan penghasilan tambahan akan memberikan respon negatif terhadap kompensasi pujian ataupun penghargaan non material.

Untuk penggajian tenaga kependidikan yang berstatus pegawai negeri diatur dalam PP. No. 26 Tahun 2001, sedangkan yang berstatus non pegawai negeri diatur melalui Undang-Undang ketenagakerjaan dan upah kabupaten. Kompensasi yang baik adalah yang memenuhi unsur keadilan, memenuhi aspek-aspek legal.




g. Motivasi

Kinerja pegawai dipengaruhi oleh banyak faktor, baik faktor internal maupun faktor eksternal, misalnya bakat dan minatnya, kemampuan intelektual, lingkungan kerja, tipe manajemen, karakteristik pimpinan, besarnya kompensasi, dan lain-lain. Semua faktor ini penting dan tak boleh diabaikan. Tetapi dari semua faktor tersebut, “motivasi pegawai” adalah satu dari faktor-faktor yang paling penting. Apapun yang terjadi, jika motivasi kerja pegawai buruk, maka besar kemungkinan kinerja pegawai tersebut akan buruk. Sebaliknya, jika motivasi kerja baik (tinggi) maka besar kemungkinan kinerja pegawai akan baik pula (meskipun kita harus menyadari bahwa kualitas kinerja pegawai tidak hanya ditentukan oleh motivasi pegawai).

Karena itu, siapapun yang bekerja dengan orang lain, terutama bagi para pimpinan yang membawahi pegawai-pegawai, seyogyanya memahami makna motivasi ini. Dengan demikian dapat diharapkan bahwa mereka akan dapat memahami perilaku kerja para pegawai tersebut secara lebih baik, apa yang mendorong mereka bekerja dengan rajin, apa yang membuat mereka bekerja dengan malas dan asal-asalan dan sebagainya.

h. Hubungan Industrial Pancasila

Sebagai negara yang merdeka dan sedang berkembang, Indonesia masih akan terus mencari pola hubungan yang ideal antara berbagai pihak, yang terkait dengan dunia kerja. Hubungan ini termasuk hubungan antara karyawan dan pimpinan organisasi, hubungan antara sesame karyawan, hubungan antara perusahaaan dan pemerinrah.

Hubungan Industrial Pancasila (HIP) adalah bentuk pengejawantahan keinginan kita untuk memiliki pola hubungan dalam dunia kerja, yang cocok – sesuai dengan filsafat dan karakteristik bangsa Indonesia. Konsep ini telah direalisasikan dalam bentuk peraturan dan berbagai produk hukum. Tetapi jelas HIP akan terus berkembang sejalan dengan perkembangan jaman.

i. Pemutusan Hubungan Kerja

Karena satu dan lain sebab, perusahaan kadang kala terpaksa harus melakukan pemutusan kerja dengan pegawainya. Sebab-sebab ini mungkin berasal dari pegawai yang bersangkutan (meninggal, pensiun, pindah kerja dan sebaginya) atau pun dari organisasi (bangkrut, meningkatkan efisiensi, rasionalisasi atau alasan lain).

Adakalanya pemutusan hubungan kerja ini berjalan lancar tanpa halangan (baik perusahaan maupun pegawai sama-sama rela dan puas), namun kadang-kadang menimbulkan konflik yang berkepanjangan dan bahkan terpaksa masalahnya ditangani oleh pihak ketiga (pemerintah, pengadilan, polisi, lembaga bantuan hukum).

Apapun yang terjadi, pemutusan hubungan kerja harus diatur agar tidak ada pihak yang dirugikan, minimal kerugian tersebut dikurangi secara maksimal.
3. Peraturan Perundang-undangan
Kepala Sekolah sebagai pengelola kepegawaian selayaknya memahami beberapa produk peraturan perundangan yang berkaitan dengan masalah kepegawaian sebagai berikut :
• UU No. 8 thn 1974 tentang Pokok-pokok Kepegawaian sebagaimana telah diubah dengan UU No. 43 Tahun 1999.
• PP No.7 Thn 1977 tentang peraturan Gaji PNS sebagaimana telah beberapa kali diubah terakhir dengan PP 11 tahun 2003
• PP No. 56 tahun 2000 tentang pendidikan menengah
• PP No. 39 tahun 2000 tentang tenaga kependidikan
• PP No. 16 tahun 1994 tentang jabatan fungsional PNS
• PP No. 96 tahun 2000 tentang wewenang pengangkatan, pemindahan dan pemberhentian PNS.
• PP No. 97 tahun 2000 tentang formasi PNS
• PP No. 12 tahun 2000 tentang kenaikan pangkat PNS
• PP No. 101 tahun 2000 tentang pendidikan dan pelatihan jabatan PNS
• Kepres No. 87 tahun 1999 tentang rumpun jabatan fungsional PNS
• PP No. 3 tahun 1980 tentang kenaikan pangkat PNS

Sarana Administrasi Kepegawaian

Dalam administrasi kepegawaian, sarana kelengkapan yang dipergunakan adalah :
• Buku induk pegawai
• Daftar urutan kepangkatan (DUK)
• Buku catatan penilaian pegawai negeri sipil
• Permohonan cuti tahunan
• Surat izin cuti tahunan
• Permohonan cuti besar
• Surat izin cuti besar
• Permohonan cuti bersalin
• Surat izin cuti bersalin
• Permohonan cuti sakit
• Surat izin cuti sakit
• Permohonan cuti alas an penting
• Surat izin cuti alasan penting
• Permohonan cuti diluar tanggungan negara
• Surat izin cuti diluar tanggungan negara
• Kartu pegawai
• Uraian tugas
• Pemberian kenaikan gaji berkala
• Permohonan ijin belajar
• Surat pernyataan persetujuan
• Usul mutasi
• Usul kenaikan pengkat
• Usul pensiun
• Taspen
• Askes
• Karsi atau karsu
• Daftar penilaian pelaksanaan pekerjaan, dsb









































Administrasi Perpustakaan




Pengertian

Yang dimaksud dengan koleksi buku perpustakaan sekolah adalah kumpulan sumber informasi dalam berbagai bentuk yang telah dipih sesuai dengan tujuan program pendidikan sekolah yang bersangkutan. Khusus koleksi perpustakaan sekolah yang berupa buku-buku terbitan swasta agar dipih buku-buku yang telah dinilai dan disahkan penggunaannya di sekolah sesuai dengan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan tanggal 16 September 1975 nomor 020/M/1975 dan Keputusan Direktur Jenderal Pendidikan Dasar dan Menengah tanggal 25 April 1979 nomor 042/C/I/Kep./79. Untuk mengetahu buku-buku terbitan swasta yang telah disahkan penggunaannya oleh direktur Jenderal Pendidikan Dasar yang Menengah yang diterbitkan pada setiap tahun Bahan Pustaka berupa hadiah dari Negara asing hendaklah senantiasa memperhatikan Surat Menteri Pendidikan dan Kebudayaan nomor 89276/Sekj/Dpk/81 tanggal 14 Nopember 1981, tentang pemasukan dan penggunaan bahan pustaka.

Yang dimaksud dengan pengolahan koleksi perpustakaan sekolah adalah kegiatan yang berkenaan dengan koleksi bahan pustaka sejak tiba di perpustakaan sampai tersusun di rak dan siap untuk dipergunakan oleh murid dan guru. Secara teknik perpustakaan kegiatan ini meliputi kegiatan inventarisasi, klasifikasi, pembuatan katalog, penyelesaian dan penyajian koleksi.

Pengertian administrasi perpustakaan :
 Inventarisasi adalah kegiatan yang berupa pencatatan koleksi bahan pustaka sebagai bukti bahwa koleksi bahan pustaka itu menjadi hak milik perpustakaan.
 Klasifikasi adalah kegiatan mengelompokkan koleksi dengan cara memberikan kode tertentu agar koleksi yang sejenis dapat terkumpul menjadi sama.
 Pembuatan katalog adalah pembuatan uraian singkat tentang keterangan suatu koleksi, yang dapat dipergunakan sebagai wakil dari koleksi yang bersangkutan, agar mudah ditemukan.
 Penyelesaian koleksi adalah kegiatan lanjutan sesudah pembuatan katalog yang berupa pemberian perlengkapan administatif pada koleksi.
 Penyajian koleksi adalah penyusunan koleksi di rak sehingga memungkinkan koleksi itu siap dipergunakan dalam pelayanan pemakai.

Karena koleksi bahan pustaka yang ada di perpustakaan itu bermacam-macam dengan ciri masing-masing, cara pengolahannya pun berbeda. Cara pengolahan koleksi ini ada tiga macam, yaitu pengolahan koleksi buku, koleksi terbitan berkala, dan koleksi bukan buku.




Inventarisasi

Perlengkapan yang dipersiapkan

Perlengkapan yang harus dipersiapkan adalah buku inventaris atau buku induk, cap inventaris, cap perpustakaan sekolah, bantalan cap, dan perlengkapan lainnya yang dianggap perlu.

Buku inventaris atau buku induk yang dipergunakan adalah buku bergaris berukuran folio, kedua belah halamannya digunakan kolom yang isi dan ukurannya sebagai berikut :
 Kolom tanggal yang berukuran 3 cm
 Kolom nomor urut inventarisasi atau nomor induk berukuran 2 cm
 Kolom nama pengarang berukuran 8 cm
 Kolom judul buku berukuran 8 cm
 Kolom penerbit berukuran 5 cm
 Kolom tahun terbit berukuran 2 cm
 Kolom asal sumber berukuran 4 cm
 Kolom harga berukuran 3 cm
 Kolom jumlah eksemplar buku berukuran 2 cm
 Kolom keterangan adalah sisanya.

Cap inventaris berisi nama perpustakaan sekolah yang bersangkutan dan kolom penerimaan untuk mengisikan nomor inventaris atau nomor induk dan tanggal penerimaan.

Cap perpustakaan sekolah untuk menyatakan bahwa koleksi ini milik sekolah yang bersangkutan.

Cara mengerjakan

 Mengisi buku inventaris sesuai dengan kolom-kolom yang sudah ditetapkan
 Membubuhkan cap inventaris pada halaman judul buku
 Memberi nomor induk yang tertera pada buku inventaris atau buku induk
 Membubuhkan cap perpustakaan sekolah pada halaman judul, halaman terakhir, dan satu pada halaman rahasia yang ditetapkan oleh perpustakaan sendiri.

Klasifikasi

Pengertian

Klasifikasi berarti mengelompokkan koleksi menurut golongan jenis tertentu dengan cara tertentu.

Dengan adanya klasifikasi buku yang sejenis atau sama akan menjadi satu kelompok, dan buku yang lain yang hampir sejenis atau berhubungan erat berdekatan letaknya. Dengan adanya klasifikasi, pelayanan di perpustakaan dapat dilakukan dengan mudah, cepat dan tepat. Sistem klasifikasi perpustakaan Dewey mengelompokkan seluruh cabang pengetahuan menjadi sepuluh kelas atau golongan. Masing-masing kelas menggunakan tiga angka dasar sebagai tanda.

Cara mengerjakan

 Mengelompokkkan koleksi yang sudah diinventaris menurut bidang ilmunya.
 Memahami secara mendalam sistem klasifikasi yang dipergunakan
 Menentukan subjek (pokok bahasan) buku yang diklasifikasikan satu per satu dengan cara membaca halaman judul
 Apabila subjeknya sudah ditemukan, subyek dicocokkan dengan pokok bahasan yang sesuai dengan bagan klasifikasi.
 Apabila subjek buku itu ternyata dapat dikategorikan pada dua nomor klasifikasi pada daftar klasifikasi yang sama-sama sesuai dipilih salah satu diantaranya.
 Apabila satu buku tidak dapat diklasifikasi ke suatu nomor klasifikasi atau subyek pada bagan klasifikasi secara tepat maka dicarikan salah satu nomor klasifikasi yang terdekat dengan subyek buku itu.
 Apabila satu buku mengandung dua macam subyek, digunakan subyek yang lebih penting.
 Buku yang sulit ditentukan persesuaian antara sunyek dengan nomor klasifikasi pada bagan klasifikasi, hendaknya dicarikan salah satu nomor klasifikasi yang terbaik.
 Bila klasifikasi yang dicari sudah sesuai dengan subyek, buku itu dikutip nomornya.
 Bila pada waktu mengklasifikasikan buku perpustakaan sudah mempunyai katalog, nomor klasifikasi dicocokkan dengan katalog yang sudah ada.
 Nomor klasifkasi yang telah diperoleh, kemudian dituliskan pada halaman judul buku sebelah kanan atas atau disebelah kolom cap inventaris dengan menggunakan pensil.
 Khusus untuk buku-buku fiksi, nomor klasifikasi yang diperoleh dapat pula diganti dengan simbol F.
 Setelah penomoran selesai, kegiatan klasifikasi berarti selesai.

Katalogisasi

Pengertian

Katalog merupakan pedoman atau petunjuk seluruh bahan atau sumber yang tersedia di suatu perpustakaan.

Perlengkapan yang perlu dipersiapkan untuk membuat katalog adalah kartu katalog dan mesin tulis.

Kartu katalog adalah kartu yang terbuat dari kertas manila dengan ukuran 12,5 cm x 7,5 cm, yang telah diberi lobang pada bagian bawah. Minimal dibutuhkan 4 kartu katalog untuk setiap judul buku.




Jenis Katalog

Katalog Pengarang

Katalog pengarang adalah katalog dengan kata utama nama pengarang buku. Semua entri katalog pengarang dikumpulkan menjadi satu, kemudian disusun menurut abjad nama pengarang. Seorang pengarang yang menulis beberapa buah buku dan buku-buku itu dimiliki perpustakaan, kartu-kartu katalognya akan terkumpul menjadi satu.

Katalog itu diperuntukkan bagi orang-orang yang mencari buku dan mengetahui nama pengarangnya. Disamping itu, berguna juga bagi mereka yang hendak mengetahui pengarang-pengarang yang bukunya terdapat dalam suatu perpustakaan.

Contoh:









Kartu katalog pengarang

Katalog judul

Katalog berbentuk kartu dengan kata utama judul buku. Judul yang terlalu panjang dapat disingkat dengan menggunakan tanda tiga titik (...). Kartu-kartu katalog disusun menurut abjad judul. Katalog judul ini menunjukkan jumlah judul yang dimiliki perpustakaan.

Contoh :









Kartu katalog judul




Katalog Pokok Masalah/Subyek

Katalog pokok masalah adalah katalog berbentuk kartu dengan kata utamanya subjek buku. Kartu-kartu itu kemudian disusun:


Contoh.










Kartu katalog subjek

Cara Menetapkan Tajuk

Beberapa petunjuk dalam penetapan tajuk :
 Karya yang ditulis pengarang tanggal tajuknya nomor pengarang
 Karya yang ditulis lebih dari tiga orang tajuknya adalah judul karya itu
 Karya yang anonim (tanpa nama) tajuknya adalah judul karya itu sendiri
 Karya kumpulan dari beberapa harga yang ditulis oleh orang yang berbeda topiknya adalah judul karya
 Karya terjemahan tajuknya adalah nama pengarang asli
 Karya saduran tajuknya nama penyadur
 Karya suntingan tajuknya judul karya
 Karya perundang-undangan tajuknya nama Negara yang mengeluarkan Undang-undang itu
 Tajuk yang berupa nama negara digunakan istilah dalam Bahasa Indonesia
 Tajuk yang berupa kota besar ditulis dengan diikuti nama negaranya.
 Nama kota yang merupakan wilayah pemerintah penulisan tajuknya diikuti dengan kedudukan wilayah itu dengan tanda kurung
 Karya yang diterbitkan dibawah tanggung jawab suatu badan korporasi, tajuknya adalah nama badan korporasi.

Cara Mengerjakan

Cara mengerjakan kartu katalog sebagai berikut:

 Pertama-tama cara membuat katalog utama deskripsi yang dituliskan pada kartu katalog itu sebagian besar diambil dari data yang tertera pada halaman judul.

Unsur-unsur yang perlu dituliskan dalam katalog utama ini adalah:
• Tajuk
• Judul buku
• Kota terbit, penerbit, tahun terbit
• Jumlah halaman dan insuran buku
• Tanda buku
• Nomor inventaris buku atau nomor buku
• Tanggal penerimaan
• Harga
• Sumber penerimaan
• Jumlah eksemplar

 Membuat kartu kawog, pengarang berdasarkan kartu katalog utama
 Membuat kartu katalog judul berdasarkan kartu katalog utama
 Membuat kartu katalog sunyek
 Penyusunan kartu katalog baik kartu katalog utama, kartu katalog pengarang, kartu katalog judul maupun kartu katalog subyek, disusun secara sistematis pada kotak katalog yang terpisah.

Penyelesaian

Perlengkapan yang diperlukan kertas label berukuran: 19 x 18 mm. Kertas label ini sudah mengandung perekat dan dapat diperoleh di toko buku.

Cara mengerjakan:
 Mengerjakan Label. Kertas label diisi dengan nomor buku seperti yang tertera pada katalog dan ditulis d tengah-tengahnya. Bila buku yang diolah itu cukup tebal. Label ini ditempelkan pada punggung buku dengan jarak 3 cm dari bawah. Bila bukunya tipis, label ini ditempel pada sudut kiri bawah halaman sampul depan bagian luar.
 Mengerjakan Kantong, Kartu Buku. Kantong kartu buku diisi nomor induk dan nomor buku tepat ditengah-tengah. Kemudian, kantong kartu buku itu ditempelkan pada halaman sampul belakang bagian dalam sebelah bawah.

2 komentar:

  1. tolong di tayangkan contoh kartu katalog dari masing-masing jenis katalog yang sudah terisi. terima kasih

    BalasHapus